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Le 12 mars 2021, la CNCD a organisé un webinaire portant sur l’installation à distance des conseils de développement. Cet article en présente les principaux enseignements.

Déroulé du webinaire

Ce webinaire a été organisé en plusieurs séquences :

  • Une plénière pour présenter des retours d’expériences de technicien∙nes en charge de l’animation d’un conseil de développement, et trois témoignages de conseils de développement ;
  • Un second temps en sous-groupes de travail ;
  • Une restitution en plénière en fin de webinaire.

Retours d’expériences du réseau :

Ces trois grands enseignements sur l’installation à distance d’un conseil de développement sont issus de la réunion des technicien∙nes organisée en janvier 2021 :

Sur le fond : bien présenter ce qu’est et n’est pas un conseil de développement, afin d’éviter de créer de frustration chez les nouveaux membres. Dans plusieurs conseils, ce sont les membres en fin de mandat qui assurent cette présentation. Le contexte sanitaire actuel peut contraindre d’organiser ces temps d’échanges par visioconférence ou par téléphone.

Sur la forme : choisir une plateforme et se former à son utilisation, en testant avant la réunion toutes les fonctionnalités que l’on souhaite utiliser (créer un sondage, diviser les membres de la réunion en sous-groupes, partager son écran, couper les micros…). Les plateformes les plus couramment utilisées sont Zoom et Microsoft Teams : elles sont relativement simples à utiliser, abordables et possèdent des fonctionnalités très utiles (possibilité de se connecter par téléphone, de créer des salles de réunion parallèle, …). Il est important de prévoir des temps de formation pour les participants, en amont de la réunion (envoyer un tutoriel, répondre aux questions pratiques, proposer de tester la solution de visioconférence,…).

Il est possible d’organiser la séance d’installation en alliant présentiel et distanciel, pour rendre la séance plus dynamique. Le bureau sortant du conseil de développement peut ainsi être réuni et connecté dans une même salle et les membres connectés depuis chez eux. Ce format nécessite des moyens techniques adaptés (notamment une salle équipée pour la visioconférence voire une assistance technique) et de réaliser des tests avant la réunion.

Pour les personnes rencontrant de grandes difficultés à se connecter, il est possible de proposer une alternative en présentiel, dans le respect des mesures sanitaires.

Si plusieurs membres prévoient de participer à la séance par téléphone, il est recommandé de leur envoyer les supports de présentation en amont, afin qu’ils puissent suivre les documents qui seront partagés.

Enfin, il est préconisé de proposer une assistance technique, joignable par exemple par téléphone, avant le début de la réunion, pour aider les participants à se connecter et répondre aux éventuels problèmes techniques rencontrés.

Une intégration à distance n’est pas évidente. La première recommandation pour la faciliter est d’enregistrer la séance, afin que les absents puissent la revoir.

Une autre préconisation est d’organiser des séances d’information. Celles-ci peuvent se décliner de plusieurs manières : en faisant participer des personnes de différents services de l’intercommunalité, des anciens membres du conseil, des élus…

Une dernière recommandation est de ne pas omettre la convivialité. Organiser des moments d’échanges est essentiel à la bonne intégration des nouveaux membres, et à la pérennité de leur implication.

Témoignages :

Le webinaire s’est poursuivi par trois témoignages de conseils de développement  :

Le conseil de développement GrandAngoulême s’est installé en plénière en février. Cette installation est pensée en plusieurs étapes, présentées ci-dessous :

  • Élaboration de propositions sur l’avenir du conseil de développement durant le temps de latence avant la mise en place du nouvel exécutif communautaire.
  • Lancement de la campagne d’inscription, tout en travaillant avec l’agglomération sur le pacte de gouvernance.
  • Envoie de documentation aux personnes ayant manifesté leur intérêt sur le fonctionnement du conseil, afin de préparer la plénière. De nombreux supports ont été réalisés : des documents revenant sur les travaux passés, des livrets d’accueil, une charte d’engagement…
  • Tenue en février de la plénière par visioconférence. Pour préparer la séance, le Conseil de développement a préparé des tutoriels, mis en place ligne d’assistance, organisé des temps de formation à l’usage de Zoom, …
  • Animation d’ateliers en groupes restreints par des anciens membres, pour qu’ils partagent leurs expériences et répondent aux questions sur le fonctionnement du Conseil de développement.
  • Lancement d’un appel à volontaires auprès des membres pour rejoindre le bureau. Toutes les candidatures ont été retenues, et un bilan sera fait à l’été afin de voir si tous les volontaires confirment leur engagement et sont prêts à s’investir durant 3 ans.
  • Organisation d’un webinaire d’1h30 pour comprendre l’agglomération, présenter ses compétences, les projets en cours et avoir connaissance du budget.
  • Installation définitive du Conseil de développement à l’horizon de l’été 2021. Il s’agira de valider une feuille de route préparée en amont avec les membres et le bureau, confirmer l’engagement des membres du bureau, et voter pour le renouvellement de la co-présidence.

Pour aller plus loin : http://www.codevgrandangouleme.fr/

L’installation du conseil de développement de l’Eurométropole de Strasbourg est prévue mi-avril.

Tout en se basant sur le mandat précédent du conseil, le cadre de fonctionnement de celui-ci va évoluer. En effet, il y avait auparavant 3 collèges, et pour ce nouveau mandat, seul le collège habitants va rester.

Un appel à candidature a été diffusé largement : plus de 450 candidatures ont été reçues. Les membres sont sélectionnés selon 4 critères : la parité, l’âge, le domaine d’activité et le lieu de résidence, grâce à un algorithme triant les candidatures.

Afin d’assurer la continuité entre l’ancien et le nouveau mandat, 20 membres sortants seront sélectionnés pour participer au nouveau conseil de développement, sur la base de deux critères : leur implication dans le mandat précédent, et le fait qu’ils soient issus du collège habitants.

Lors de la plénière, les anciens membres volontaires seront en charge d’animer les sous-groupes qui permettront d’échanger sur les attentes, la vision du conseil de développement et son mode de fonctionnement.

L’Eurométropole a fait appel à un prestataire pour animer la séance plénière, avec pour objectif de créer de l’interconnaissance entre les membres.

Après la séance d’installation, des moments de formation sont prévus sur la gouvernance de l’Eurométropole, ses compétences, les projets en cours…

Pour aller plus loin : https://www.strasbourg.eu/conseil-developpement

Le C2D a opté pour une mise au travail glissante, afin d’assurer une intégration progressive des nouveaux membres. La première plénière sera une séance de lancement, plutôt qu’une séance d’installation.

Il est composé d’un Conseil, qui regroupe des membres permanents nommés pour trois ans, et d’un Forum non limité en nombre, constitué de citoyens-ressources pouvant être sollicités sur des questions précises pour leurs compétences particulières. Côté Conseil, une première partie des membres est désignée par les communes. Chacune des 28 municipalités de la métropole désigne deux représentants. L’un issu d’une structure locale (association, entreprise…) et l’autre tiré au sort parmi les citoyens « ordinaires ». La deuxième partie des membres est désignée par la Métropole parmi des personnes déjà engagées à titre individuel ou collectif dans la citoyenneté : enseignants, travailleurs sociaux, journalistes, blogueurs, magistrats,… et 24 membres seront choisis sur appel à candidature.

L’accueil des nouveaux membres se fait au fur et à mesure, sans attendre une séance formelle d’installation.

Les anciens membres continue à s’investir durant cette période de transition. Ce travail portait sur :

  • L’accueil des nouveaux arrivants sous forme de petits groupes
  • Leur formation : présentation des fonctionnalités de Teams, des manières de se documenter, formation thématique : sur le fonctionnement de la métropole, les anciens travaux…
  • Les auto-saisines : en identifiant des sujets et en commençant à y travailler, avec ainsi la possibilité de présenter pendant la plénière les premiers travaux.

Pour aller plus loin : https://c2d.bordeaux-metropole.fr/

Ateliers : quels sont les enjeux d’une séance d’installation ? Comment y répondre à distance ? 

La plénière a ensuite été divisée en sous-groupes. Chacun a travaillé sur deux questions, avant de restituer ses réflexions en plénière :

  • Quels sont les enjeux d’une séance d’installation ?
  • Comment y répondre à distance ?

Après classification, les principaux enjeux et réponses identifiés sont :

Cet enjeu couvre un besoin de convivialité, de transmission avec les anciens membres, et d’interconnaissance entre les nouveaux membres.

Pour y répondre, les participants recommandent notamment de montrer une image soudée du conseil, d’organiser des sous-groupes d’échange, et d’essayer de maintenir des moments d’accueil en présentiel avec une jauge réduite.

Les participants notent que répondre à cet enjeu à distance est très complexe. Il est plus simple d’organiser une séance d’installation pour un conseil de développement de moins de 30 personnes (format plus fréquent dans les communautés de communes et les PETR) que pour un conseil de développement d’une grande intercommunalité (comportant souvent plus de 100 membres).

à la fois sur le conseil de développement, l’intercommunalité, mais aussi le territoire. Pour y répondre, la diffusion d’informations en amont de la séance, ainsi que l’organisation de temps d’échange en petits groupes, aux formats et objectifs adaptés sont recommandés.

Une difficulté mentionnée est de trouver la juste balance entre diffusion d’informations et temps d’échanges. Il peut être judicieux d’organiser une séance d’information sur l’intercommunalité, ses compétences et ses projets après la séance d’installation. Les informations partagées lors de cette réunion peuvent par exemple être complétées à travers des séances en sous-groupes programmées plus tardivement.

La plénière est également un moment officiel, qui marque le démarrage d’un nouveau mandat. Le président de l’intercommunalité et/ou un élu référent du conseil de développement peuvent intervenir en introduction de la séance.

par la définition des actions et de la feuille de route. Pour répondre à cet enjeu, il est recommandé d’écouter les attentes des membres avant de lancer les travaux, et de définir un programme avec des étapes clés.

En effet, cette séance officielle peut être le moyen de faire connaitre le conseil et sa légitimité auprès de l’intercommunalité. Pour répondre à cet enjeu, il est recommandé de sensibiliser les élus en organisant par exemple des temps d’échange en amont.

Visionnez le Webinaire :

 

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